Помощь по сайту

1. Полезный функционал “Экскурс”
1.1 Важные настройки бронирования

Для каждой экскурсии по-умолчанию устанавливается “Моментальное бронирование” - возможность бронировать “без вопросов”. Мы предоставляем подробную информацию о ваших экскурсиях, и клиент может самостоятельно забронировать на сайте любое доступное время и день в вашей экскурсии. 

Поэтому, очень важно, чтобы ваше расписание было актуальным

Данная настройка находится в конце блока “Расписание и цены” у каждой экскурсии. 

Параметр устанавливается автоматически. 

Если вы не можете обеспечить проведение мероприятия без предварительного согласования, нужно включить режим “Предварительное подтверждение заказа” и выбрать количество дней (включая день заказа), в течение которых вам для подтверждения заказа требуется запрос мест.

Также существует настройка позволяющая открыть\закрыть функцию “Разрешить заявки с оплатой на месте”

В настройках экскурсии (в блоке расписание) можно включить данную возможность, выбрав функцию “Разрешить заявки с оплатой на месте”. Подробнее см. п. 3.2

В случае с таким бронированием, мы дополнительно уведомим туриста, что вы ждёте его и порекомендуем внести предоплату. 

1.2 Запрос мест. Когда и для чего нужен?

Данный функционал будет полезен, если в настройках экскурсии включено “Подтверждение заказа вручную”.

Наша с вами главная задача - максимально быстро дать ответ туристу, который запрашивает возможность бронирования. Для общего удобства и оперативности действий мы частично автоматизировали этот процесс.

Как работает запрос мест?

  • Вам поступает звонок с нашего телефона, где система проговаривает название экскурсии, дату, время и всё, что известно о запросе и ждёт вашего ответа. (Звонок может поступать только днём с 9 до 21 часа).
  • При нажатии цифры “1” (места есть) - мы сообщим туристу, что можно осуществлять бронирование.

  • Если мест нет, и вы нажимаете цифру “2”, то система начнет соединение с менеджером, чтобы вы сразу могли предложить альтернативу. В этом случае не бросайте трубку, нужно немного подождать соединения.

  • Менеджер предложит туристу альтернативу, чтобы он сделал бронь на другое время, тогда вы получите уведомление о брони. Именно поэтому очень важно оперативно предложить по телефону альтернативу. 

  •  Обратите внимание! Если вы не выбрали ни “1” ни “2”, или не ответили на звонок, то в течение следующих 10 минут система еще раз попытается связаться с вами, ведь нужно оперативно дать ответ туристу. 

  • В случае, если по каким-то причинам у вас нет возможности предоставить альтернативные варианты сразу по телефону - будем вам очень благодарны, если вы напишите информацию в рабочий WhatsApp, как только появятся актуальные данные.

1.3 Управление продажами. Как приостановить экскурсию?

Очень важно, чтобы ваше расписание было актуальным, таким образом вы избегаете ситуации, когда придёт бронь, а вы не сможете провести экскурсию.

Поэтому, если вы не можете обеспечить проведение мероприятия (закончились места на экскурсию, неподходящие погодные условия, временная недоступность мероприятия и пр.), воспользуйтесь функцией “Закрытие продаж”.

Для этого, в Личном кабинете выберите меню “Управление продажами”. Внесите нужные изменения и выберите “Закрыть продажи”

 Вот короткое видео о том как это делается, если ещё не пользовались: Закрытие продаж на экскурсии (это доступно и с мобильного телефона) 

В случае закрытия продаж на длительный период (2 недели и больше), удобнее будет изменить даты в периодах расписания этой экскурсии в “Мои экскурсии”.  Подробнее см. п. 2.1

1.4 Что делать если забыли пароль к личному кабинету?

Если вы не помните свой пароль, то можно его восстановить, указав свой емейл или телефон который привязан к вашему аккаунту https://xcourse.me/password/reset Кстати, из ссылки в смс или емейла, которые вы получаете в уведомлениях, вход не будет требовать пароля. 

2. Управление экскурсиями и личный кабинет
2.1 Расписание и цены. Как внести изменения

Расписание дает возможность установить/изменить сезонность для ваших экскурсий. 

В указанный вами сезон, экскурсия будет показываться в каталоге и будет доступна для бронирования. Внести изменения можно в личном кабинете, нажав кнопку “Расписание/Цены” на выбранной экскурсии.

После того, как сезон установлен, можно добавлять/изменять периоды расписания, указав:

  • дни недели, по которым проводится экскурсия

  • время отправления

  • стоимость

Подробнее в коротком видео о том, как это делается Редактирование расписания  (просмотр доступен и с мобильного телефона).

 

2.2 Отсрочка бронирования экскурсии

Если вам необходимо выставить отсрочку бронирования экскурсии, чтобы не было возможности бронировать в день проведения экскурсии или выставить количество часов, за которое можно забронировать в день проведения экскурсии. Это вы можете сделать в разделе "Расписание и цены" на выбранной экскурсии, нажав кнопку "Редактировать" в периоде. Ниже увидите параметр "За сколько часов до отправления можно забронировать экскурсию". В нём вы можете указать необходимое количество часов.

2.3 Изменения или редактирование основной информации в экскурсии

При редактировании экскурсии вы сможете изменить “Тип” экскурсии, описание экскурсии или изменить функции которые включены/не включены в стоимость, рекомендации для туристов, а также параметры бронирования. Для этого нужно на выбранной экскурсии нажать кнопку “Редактировать”. Далее изменения вносятся в разделе “Информация”

2.4 Как отключить экскурсию?

В случае если одна из ваших экскурсий перестала проводится и вам необходимо убрать экскурсию на сайте навсегда, сделать это можно по кнопке “Запросить отключение” 

2.5 Изменение цены на экскурсию

Если цена зависит от периода времени - её можно изменить при создании периода в расписании или уже в существующем периоде. Эта функция находится в разделе "Расписание и цены"

2.6 Как изменить или добавить информацию о себе

Изменить или добавить информацию о себе (текст который будет виден всем на странице организатора) можно в разделе “Профиль и настройки” во вкладке “Информация о себе”

3. Заказы и бронирования
3.1 Оповещение о бронировании с предоплатой на сайте

После того, как турист сделал бронирование на сайте, вам приходит СМС сообщение на телефон и письмо на электронную почту о бронировании со следующими данными:

  •  номер туриста

  •  краткая информация по экскурсии

  • ссылка на ваучер с подробной информацией. 

 Нам важно знать, что вы получили бронирование. Для этого подтвердите свое ознакомление, перейдя по ссылке из письма и нажмите на кнопку "Ознакомлен". Если вы вовремя не подтвердите ознакомление, то, вам будут поступать автоматические звонки с нашего сайта для подтверждения.

После ознакомления, рекомендуем связаться с туристом (или отправить смс). Это показатель отличного сервиса, и турист не волнуется, не беспокоит Вас дополнительными звонками.

Если у вас по какой-то причине нет возможности провести экскурсию в указанное в брони время - пожалуйста, согласуйте с гостями другое, удобное для них время.

Если вдруг согласовать альтернативную дату/время не удастся - сообщите нам - мы подключимся и, либо сделаем возврат, либо предложим другую экскурсию, в зависимости от ситуации. Чтобы не было подобных несостыковок, у вас есть доступ в любое время к расписанию и функции "Закрытия продаж" на конкретные, или все экскурсии по дням/времени отправления. Подробнее см. п. 1.3.

3.2 Оповещение о бронировании с оплатой на месте

Бронирование с оплатой на месте помогает не потерять тех клиентов, у которых нет возможности внести предоплату, или они боятся её вносить.

Поэтому, на некоторые экскурсии можно открыть возможность бронирования без предоплаты. Подробнее см. п. 1.1

Если появится такое бронирование, то вам также придет оповещение на электронную почту и в смс-сообщении. В сообщении будет пометка “zayavka bez oplaty”, указан номер туриста и краткая информация по экскурсии. 

 В случае с таким бронированием, мы дополнительно уведомим туриста, что вы ждёте его и порекомендуем внести предоплату. 

Нам важно знать, что вы получили бронирование. Для этого подтвердите свое ознакомление, перейдя по ссылке из письма и нажав на кнопку  “Ознакомлен.

Если вы вовремя не подтвердите ознакомление, то, вам будут поступать автоматические звонки с нашего сайта для подтверждения. 

После подтверждения, по возможности, рекомендуем связаться с туристом.

3.3 Отмена забронированной экскурсии

Отмена экскурсии по просьбе клиента:

Если клиент обратился к вам с просьбой отменить экскурсию - необходимо предложить перенос даты/времени.

Если договорились об отмене - сообщите нам. Если правила отмены не нарушены, то сделаем возврат средств клиенту.

Правила отмены бронирования вступают в силу в случае отказа от брони и считаются от даты проведения мероприятия. В случае отмены за срок более, чем N часов - туристу возвращаются средства, оплаченные как предоплата.

N — количество часов, которое индивидуальное для каждой экскурсии. Вы можете увидеть, за сколько часов до мероприятия турист может отменить бронь с возвратом средств, если зайдёте на страницу бронирования вашего мероприятия.

Отмена экскурсии по какой-либо причине организатором:

Отмена оплаченной брони

Если ваша экскурсия не может состояться по какой-либо причине, то необходимо уведомить об этом клиента и предложить ему перенос на другое время/дату, затем оповестить нас о переносе или отмене, написав сообщение в рабочий WhatsApp чат, с упоминанием номера брони.

Отмена экскурсии с оплатой на месте. 

В личном кабинете в разделе “Мой кабинет” отображены все актуальные бронирования. Для отмены такой брони для вас предусмотрена кнопка “Отменить”.

Если экскурсия не состоялась по какой-либо причине - нас не нужно уведомлять, просто отмените на сайте и расчета по ней не будет. 

Сделать отмену можно с телефона, перейдя по ссылке из любой смс от xcourse.me. (Отменить можно в течение 3 суток до/после даты экскурсии).

Если вы просто договорились о переносе - отмену делать не нужно. 

Изредка бывает, что экскурсия неоднократно переносится и если так и не состоится — и поздно отменять заявку — напишите об этом в наш рабочий WhatsApp чат, с упоминанием номера брони, мы отменим её вручную.

 

3.4 Отзывы

Отзывы - это неотъемлемая часть экскурсии, её обратная связь. Опираясь на отзывы, туристы выбирают ту или иную экскурсию. А вы можете получить обратную связь от клиента по своим экскурсиям.

Количество отзывов и их рейтинг влияет на позицию вашей экскурсии в каталоге. Чем больше положительных отзывов, тем выше в каталоге будет экскурсия, соответственно и тем больше у вас будет бронирований. 

После каждой экскурсии мы обязательно присылаем туристу просьбу оставить отзыв.

Он может поставить баллы, добавить комментарий и/или фото к отзыву. 

В случае, если оценка положительная, то такой отзыв пропускается на сайт. Если оценка низкая, то такой отзыв попадает к вам, чтобы вы смогли увидеть обратную связь и ответить туристу. 

Рекомендуем вам после экскурсии попросить туриста не проигнорировать уведомление и поставить оценку, т.к., к сожалению, многие игнорируют эти смс. 

Негативные отзывы

Мы допускаем ситуацию, когда турист может написать недостоверный отзыв. В этом случае необходим ваш ответ. Опираясь на ваши слова и отзыв туриста, мы сможем получить полную картину ситуации и далее, либо не пропустим отзыв, если выяснится, что он недостоверный или в нём присутствует клевета, либо выпустим отзыв потому, что претензия обоснована, а ваш ответ нужен, чтобы люди которые встретят этот отзыв среди прочих видели вашу адекватную реакцию. 

3.5 Сертификаты. Что это, как оформляются и для чего нужны?

На любую экскурсию можно оформить подарочный сертификат.

Сертификат нужен, чтобы дать возможность людям подарить вашу экскурсию, полностью оплатив её заранее. Возврат денежных средств по сертификату не предусмотрен.

3 простых шага  к оформлению подарочного сертификата:

  • Мы запрашиваем у вас номер карты (с ФИО), на которую турист сможет сделать перечисление. 

  • После перечисления денег туристом (турист перечисляет на вашу карту полную стоимость экскурсии), Вы подтверждаете перевод и делаете перевод нашей части нам на карту для закрытия сделки.

  • Мы оформляем сертификат туристу и сообщаем вам контактные данные человека, на чьё имя оформляют сертификат. 

Подарочный сертификат ограничен во времени, как правило - это год,  и вопрос только - когда люди им воспользуются. Для того, чтобы посетить экскурсию, в сертификате указано, что нужно записаться у администратора и ваш номер телефона. 

4. Создание экскурсий и публикация на сайте
4.1 Как создать или добавить экскурсию на сайт?

После подтверждения регистрации, вам необходимо добавить на сайт свои экскурсии. Добавить экскурсию можно одним из двух удобных способов:

  •  Вам необходимо зайти в свой профиль, перейти в раздел “Мои экскурсии” и нажать кнопку “Добавить экскурсию”.

  •     Вам необходимо зайти в свой профиль и, с левой стороны от значка профиля будет кнопка “Добавить экскурсию”. 

Подробнее о том как создать экскурсию можно почитать здесь Рекомендации к созданию экскурсии

4.2 Подробнее о стоимости экскурсии. Основное ценовое правило “Экскурс”

Основное ценовое правило: цена для клиента (туриста) должна быть одинаковой, независимо от того, обратился он к вам на месте или мы предлагаем ваше мероприятие ему. Мы не занимаемся “накрутками” цен, а работаем по агентскому вознаграждению ИЗ стоимости. Цена должна быть такой, какая есть “на месте”. Турист не должен попасть в ситуацию, когда где-то найдёт цену на вашу экскурсию дешевле. Если такой случай будет обнаружен — ваш аккаунт будет заблокирован.

4.3 Модерация. Редактирование активных экскурсий

Особенности модерации (редактирование активных экскурсий)

У активированных экскурсий отсутствует возможность изменения/удаления  некоторой информации. 

После активации экскурсии нельзя изменить название экскурсии, изменить фото обложки экскурсии, удалить фото из галереи, поменять тип экскурсии, теги, адрес места отправления.

Автомодерацию проходят следующие параметры: описание, добавление фотографий в галерею, количество участников в группе (если цена предусмотрена за группу человек),

цена, расписание, сезонность, рекомендации для туриста, параметры бронирования. 

Для изменений недоступных вам параметров необходимо запросить у модератора переключить экскурсию в режим "Редактирование". Вы в любой момент можете это сделать, написав на 

почту moderation@xcourse.me или WhatsApp . В письме обязательно указывайте ссылку на экскурсию и перечень параметров которые вам нужно изменить. 

Все изменения в экскурсии (описание, фото, и т.д.) проходят проверку модератором. Если эти изменения будут нарушать наши правила размещения (Не размещать на сайте в открытом доступе свои контактные данные. В том числе телефон, адрес электронной почты и пр.), то они будут удалены.  

4.4 Дополнительные услуги на экскурсии. Что это, как добавить?

Данная функция может быть полезна, если вы можете предоставить дополнительные услуги. Например: “Расширенный маршрут” или “Аренда всего авто”  

В таком случае мы можем создать для вас дополнительную услугу.

Чтобы добавить дополнительную услугу в экскурсию,  обратитесь к модератору по электронной почте moderator@xcourse.me

Он создаст для вас дополнительную услугу, после чего вы сможете регулировать ее стоимость.

Если турист забронирует экскурсию с дополнительной услугой, то в СМС о бронировании это будет отмечено как “+dop.uslugi”.

5. Расчёты и обратная связь
5.1 Расчёт по заявкам с оплатой на месте

В автоматическом режиме приходят промежуточные отчёты о таких бронях, в смс и емейл (вечером, на следующий день после экскурсии). Например:

Слово “счёт” не означает требование расчёта. Это уведомление, что по указанным броням информация попадает в отчёт для расчёта.

Если, вдруг, экскурсия не состоялась — вы можете отменить эту заявку в кабинете, перейдя по ссылке из смс (Как это сделать вы можете посмотреть в п. 3.3). В таком случае, расчёта по ней не будет.

Подробнее о расчётах
 

5.2 Пользовательское соглашение

Мы работаем в соответствии с действующим законодательством. Пользовательское соглашение по ссылке Пользовательское соглашение

5.3 Наши контакты

Вопросы и предложения по эл. почте: help@xcourse.me

Телефон:   +7(861) 212–30–12

WhatsApp: +7(964) 940–00–15

Не нашли то,
что искали?